Cách quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả

File Excel quản lý bán hàng là một công cụ được rất nhiều nhà bán hàng lựa chọn để quản lý sản phẩm. Lý do bởi excel cực kỳ tiện lợi trong việc tạo biểu mẫu, cột và tính toán với những hàm có sẵn một cách chi tiết và thuận tiện. Bài viết dưới đây, Halana sẽ giới thiệu cho bạn cách quản lý bán hàng bằng excel một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Cách quản lý bán hàng bằng excel

Thế nào là quản lý bán hàng?

Quản lý bán hàng là người đứng đầu, quản lý bộ phận bán hàng của cửa hàng, công ty hay một tổ chức nào đó. Người quản lý bán hàng sẽ chịu trách nhiệm chỉ đạo, giám sát đối với toàn bộ hoạt động bán hàng, giúp đưa ra mục tiêu doanh số và thực hiện xây dựng kế hoạch triển khai nhằm thúc đẩy nhân viên hoàn thành mục tiêu đó.

Ngoài ra, người quản lý bán hàng còn phải quản lý, sắp xếp giờ giấc làm việc của các nhân viên, phân chia ca làm cũng như những công việc cụ thể. Để công việc đạt hiệu quả cao, người quản lý cần sát sao với nhân viên cấp dưới để hỗ trợ họ đạt được chỉ tiêu.

Quản lý bán hàng còn phải thực hiện nhiệm vụ phân phối hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đến những kênh phân phối theo các mục tiêu đã được đặt ra từ trước, từ đó tối ưu sự hiện diện của sản phẩm, dịch vụ với chi phí hợp lý nhằm bám sát mục tiêu marketing và đạt hiệu quả tối đa cho doanh nghiệp.

Quản lý bán hàng là gì?

Tại sao doanh nghiệp cần phải chú trọng vào việc quản lý bán hàng?

Trong lĩnh vực kinh doanh, bán hàng là hoạt động lưu chuyển hàng hóa, sản phẩm, là khâu thực hiện giá trị của hàng hóa để đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng và mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Quản lý bán hàng sẽ có vai trò:

Tìm hiểu và đánh giá từ đó giúp đưa ra định hướng cho công ty, doanh nghiệp để điều chỉnh các công tác bán hàng sao cho đạt được hiệu quả với những mục tiêu đã đề ra.

Là cơ sở để đối chiếu khi có những thay đổi về công tác bán hàng. Bên cạnh đó, khi thực hiện bất kỳ sự thay đổi nào thì công việc quản lý bán hàng cũng cần có những điều chỉnh sao cho phù hợp để công việc quản lý trở nên đồng bộ, chặt chẽ và dễ dàng hơn. Vậy nên việc bán hàng và công tác quản lý nhóm bán hàng luôn phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhau.

Quản lý bán hàng luôn hướng đến việc dựa vào hệ thống để quản lý sản phẩm, hàng hóa và con người nhằm đạt được mục tiêu marketing và mang lại lợi nhuận mà doanh nghiệp đã đề ra.

Cách quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả

Những điều không thể thiếu để quản lý bán hàng bằng excel

1. Kiến thức cơ bản về excel

Một số hàm cơ bản hay thường được sử dụng trong việc quản lý hàng nhập xuất tồn kho mà bạn nên biết như là hàm tổng (SUM), hàm tìm kiếm (Lookup), hàm điều kiện (If), … Hãy tự trau dồi thêm vốn kiến thức về excel trước khi bắt đầu triển khai việc quản lý bán hàng trên đó.

Bạn có thể dễ dàng tìm thấy và học hỏi những kiến thức cơ bản và nâng cao về excel bằng cách tham gia những khóa học cơ bản hoặc học trên những trang công cụ hỗ như support.office.com, Youtube, …

1. Bộ ứng dụng Office Microsoft và máy tính

Cả máy tính và bộ office microsoft chỉ cần hoạt động tốt và sử dụng phiên bản từ 2007 trở lên là bạn đã có sẵn hết mọi thứ trong tay để bắt đầu việc thực hành quản lý hàng hóa cho cửa hàng, doanh nghiệp của mình bằng file excel.

Bộ ứng dụng Office Microsoft

Cách quản lý bán hàng bằng excel hiệu quả

Quản lý danh mục hàng hóa

Trước hết cần có danh mục hàng hóa, việc xây dựng danh mục hàng hóa có mục đích giúp đồng bộ các dữ liệu khi bạn tìm kiếm hoặc khi báo cáo, thống nhất một quy tắc gọi và gõ cho 1 mặt hàng tránh việc phải gõ đi gõ lại nhiều lần, hạn chế thấp nhất sự nhầm lẫn trước 1 bảng dài các con số gây khó kiểm soát như “ma trận” trong excel.

Các tiêu đề cơ bản cần có trong một danh mục như: STT, Mã hàng, Tên sản phẩm, Đơn vị, Số lượng tại thời điểm nhập, Giá trị của sản phẩm.

Để quản lý bán hàng bằng Excel cũng như xác định số lượng hàng hóa từ khi kiểm đến khi bắt đầu lập báo cáo bạn có thể làm theo hai cách. Cách thứ nhất là làm mã phiếu hoặc phiếu nhập để kiểm đếm. Cách còn lại là bạn tạo danh mục bình thường để có được những con số đầu kỳ rành mạch khi lập báo cáo vào mục tồn kho lúc nhập liệu.

Cách đặt tên các vùng trong quản lý bằng Excel như sau:

Chọn cột Mã hàng sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + F3, chọn NEW, đặt tên Mã hàng và nhấn OK.

Các hàm cần áp dụng để giúp quản lý bán hàng bằng excel

Để quản lý bán hàng bằng excel, bạn bắt buộc phải ghi nhớ 3 hàm cơ bản sau:

1. Vlookup: Hàm giúp tìm kiếm theo cột

Khi tiến hành nhập hàng hóa, chỉ cần nhập mã hàng

Mọi thông tin về tên hàng, giá cả, đơn vị tính, ... đều dễ dàng được tìm kiếm.

1. Sumifs: Hàm tính tổng số lượng và thành tiền

Xuất điều kiện từ mã hàng

Xác định số lượng hàng hóa tồn kho cuối kỳ

1. Iferror: Hàm giúp bạn quản lý file excel chuyên nghiệp hơn

Xem thêm: Giải đáp những câu hỏi thường gặp về bán hàng online

Các mẫu file excel giúp quản lý bán hàng

File excel quản lý sản phẩm

Quản lý sản phẩm, hàng hóa là việc không thể thiếu của các chủ cửa hàng, công việc này giúp bạn biết được mình có những sản phẩm gì, với số lượng, giá thành, đơn vị tính ra sao. Vì vậy, các chủ cửa hàng nên tạo file quản lý sản phẩm bằng Excel gồm các mục như sau:

1. Tên hàng hóa
2. Loại hàng hóa
3. Mã hàng hóa
4. Đơn vị tính
5. Số lượng hàng hóa

File excel quản lý kho

Một file excel quản lý bán hàng luôn cần có để giúp bạn kiểm soát thông tin chính là file excel quản lý xuất nhập tồn kho. File này giúp bạn theo dõi và quản lý kho đơn giản, thuận lợi hơn, nó bao gồm những mục như sau:

1. Ngày, tháng, năm phát sinh giao dịch
2. Chứng từ giao dịch
3. Mã hàng hóa, tên hàng hóa
4. Đơn vị tính
5. Số lượng
6. Đơn giá
7. Thành tiền
8. Ghi chú

File excel quản lý kho

File excel quản lý khách hàng

Kinh doanh thì không thể bỏ qua khâu quản lý khách hàng, việc tạo file excel quản lý khách hàng sẽ hỗ trợ bạn chăm sóc khách hàng tốt hơn, giúp nhận biết được những khách hàng thân thiết để kịp thời có các ưu đãi dành cho họ, nó còn giúp gia tăng doanh thu cho shop của bạn. Khi tạo file excel quản lý khách hàng, bạn cần có các thông tin như:

1. Tên khách hàng
2. Mã khách hàng
3. Số điện thoại
4. Địa chỉ
5. Email (nếu cần)

File excel quản lý doanh thu

Với file quản lý doanh thu bằng excel sẽ giúp bạn theo dõi doanh thu, doanh số từ hoạt động của cửa hàng cũng như những chi phí phát sinh, file quản lý doanh thu bằng excel bao gồm các thông tin như:

1. Mã hàng hóa
2. Tên sản phẩm
3. Bảng giá
4. Tên khách hàng
5. Số lượng
6. Ghi chú

Kết luận

Trên đây là tổng hợp những thông tin về khái niệm quản trị bán hàng và cách quản lý bán hàng bằng excel. Hy vọng với những kiến thức mà Halana đã chia sẻ ở trên sẽ phần nào giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc và có hướng đi rõ ràng trong sự nghiệp của mình.

Ngoài ra, nếu quý khách hàng muốn gia tăng doanh số thì 1 trong những sàn TMĐT B2B ở Việt Nam luôn giải quyết được các vấn đề khó khăn này cùng tìm hiểu và đăng ký vào link bên dưới để trải nghiệm rõ hơn.

Link đăng ký : Đăng ký bán hàng cùng Halana