Phần mềm E-procurement là gì? Chức năng của E-procurement

E-procurement là một phần mềm rất quen thuộc với các doanh nghiệp nói chung hoặc các nhà quản lý nói riêng. Nhưng chắc hẳn E-procurement vẫn còn rất xa lạ với bạn. Vậy E-procurement là gì và chức năng của E-procurement ra sao ? Hãy cùng Halana tham khảo bài viết bên dưới để hiểu rõ hơn về phần mềm E-procurement nhé !

Phần mềm E-procurement là gì?

E-procurement hay còn được gọi là mua sắm điện tử, là một phần mềm quản lý mua hàng, bao gồm đặt hàng, nhận hàng và thanh toán. E-procurement được biết đến là hình thức mà một tổ chức hay doanh nghiệp mua hàng hóa hay dịch vụ qua Internet hoặc qua những nền tảng kỹ thuật số.

E-procurement được thiết kế để tập trung hóa và tự động hóa các tương tác giữa một tổ chức, khách hàng và các đối tác chuỗi giá trị khác nhằm cải thiện tốc độ và hiệu quả của các hoạt động mua sắm.

Phần mềm E-procurement sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề như là :

1. Khó khăn trong việc tổng hợp số liệu
2. Lên báo cáo thống kê về tình hình đặt hàng theo quý năm
3. Tốn nhiều thời gian và công sức để kiểm soát hay theo dõi quá trình quản lý đặt hàng
4. Gặp phải nhiều vấn đề bất cập trong quá trình xét duyệt

Phần mềm E-procurement

Phần mềm E-procurement mang lại lợi ích gì?

Khi một tổ chức hoặc doanh nghiệp áp dụng E-procurement và đạt được đa số sự chấp thuận của người sử dụng, việc tuân thủ mua hàng sẽ tăng lên gấp 10 lần. Giúp quản lý chi tiêu tốt hơn và hàng hóa, dịch vụ có thể được thương lượng với giá tôt hơn.

Một số lợi ích khác mà phần mềm E-procurement mang lại :

1. Tăng tốc độ giao dịch
2. Chuẩn hóa trải nghiệm mua hàng
3. Ngăn ngừa sự lừa đảo
4. Cung cấp khả năng hiển thị chỉ tiêu 100% cho tổ chức hoặc doanh nghiệp
5. Giảm bớt các tác vụ thường ngày để nhóm mua sắm có thể tập trung vào sáng kiến mang tính chiến lược
6. Cải thiện quy trình mua hàng

Với hệ thống của E-procurement, bạn sẽ dễ dàng trong việc theo dõi hiện trạng đơn hàng của mình và hệ thống sẽ có email thông báo nhắc nhở tới người kiểm duyệt khi có đơn hàng được yêu cầu. Phần mềm giúp bạn hạn chế thời gian qua lại các bộ phận để cập nhật thông tin đơn hàng, cũng giúp bạn linh động hơn trong quá trình quản lý đơn hàng của mình.

Đồng thời, khi cần truy suất dữ liệu, bạn chỉ cần nhập vào mã đơn hàng, tất cả các thông tin về lịch sử đơn hàng sẽ hiện ra đầy đủ để đảm bảo cung cấp cho bạn tất cả thông tin mà bạn cần.

Phần mềm E-procurement hoạt động như thế nào?

E-procurement được thiết kế để hợp lý hóa quy trình mua sắm thường xuyên. Thay vì làm những việc thủ công như trao đổi hợp đồng, gửi hồ sơ mời thầu và điền vào bảng câu hỏi giới thiệu nhà cung cấp, toàn bộ quy trình được tự động hóa. Nó cũng kết hợp các yếu tố mua sắm và tài chính để hợp lý hóa hoạt động giữa hai bên.

Mua sắm điện tử cho tổ chức của bạn là lựa chọn và triển khai giải pháp. Có rất nhiều nhà cung cấp trên thị trường để bạn lựa chọn và tìm ra giải pháp mua sắm điện tử hoàn hảo. Điều quan trọng nhất là xem xét nhu cầu của các bên liên quan.

Với các hoạt động tự động của mình, E-procurement cũng có thể giúp các công ty loại bỏ sự rắc rối và phức tạp của quy trình thủ tục giấy tờ. Nó cũng làm giảm đáng kể các lỗi do quy trình thủ công gây ra. Đây là tác động tích cực của mua sắm điện tử.

Phần mềm E-procurement cung cấp cho nhân viên những công nghệ mà họ cần tìm kiếm. Và chọn mua những món đồ mà họ đã mua qua danh mục trực tuyến. Nhưng không chỉ vậy, mua sắm điện tử còn cho phép nhân viên quản lý việc mua hàng.

Phần mềm E-procurement hoạt động như thế nào?

Chức năng của phần mềm E-procurement

Bạn đã biết chức năng của phần mềm E-procurement là gì chưa ? Nếu chưa thì hãy cùng Halana điểm qua vài chức năng chính của phần mềm E-procurement nhé !

1. Tự động hóa các quy trình thủ công giúp tiết kiệm thời gian và giảm các lỗi do dự bất cẩn của con người gây ra.
2. Đơn giản hóa quy trình mua hàng thông qua quy trình không chạm, công nghệ tiên tiến và tuân theo các bước.
3. Cung cấp cho nhân viên và các bên liên quan nền tảng để giám sát, theo dõi trong suốt quá trình mua hàng. Nhờ vậy giúp tối ưu hóa hiệu suất mua sắm.
4. Cung cấp các bản cập nhật theo thời gian thực cho các nhà cung cấp, ban quản lý, các bên liên quan và đối tác, cũng như cơ hội quản lý và lưu trữ dữ liệu mua sắm.
5. Cải thiện giao tiếp giữa các bên liên quan và đối tác để hợp lý hóa chu trình mua sắm.
6. Cho phép đàm phán giữa nhiều đối tác và các bên liên quan.

Những công cụ mua sắm điện tử

Phần mềm E-procurement bao gồm 6 danh mục hay 6 công cụ chính:

1. Công cụ phân tích chi tiêu: Trực quan hóa dữ liệu, so sánh chi tiêu, theo dõi tuân thủ chi tiêu và các khoản chi tiêu theo danh mục và nhà cung cấp.
2. Công cụ quản lý nhà cung cấp: Hợp tác với nhà cung cấp, quản lý dự án và quản lý tiền lương.
3. Công cụ tìm nguồn cung ứng điện tử: Thư viện kiến thức, theo dõi phản hồi, tính điểm tự động và cộng tác với nhà cung cấp.
4. Công cụ quản lý hợp đồng: Soạn thảo, công cụ quy trình làm việc, quản lý tài liệu, theo dõi hoàn thành và tìm kiếm trực quan.
5. Công cụ quản lý danh mục: Tích hợp, tìm kiếm trực quan và khả năng phân loại, lập nhóm hàng hóa.
6. Công cụ lập hóa đơn điện tử: Quản lý thanh toán, danh mục và quy tắc tự động, cộng tác và trực quan hóa dữ liệu

Những công cụ mua sắm điện tử

Thách thức khi áp dụng phần mềm E-procurement

Việc triển khai áp dụng phần mềm E-procurement đi kèm với những thách thức tiềm ẩn, đặc biệt là xung quanh việc cài đặt và tích hợp phần mềm với các hệ thống back-end khác của doanh nghiệp.

Đào tạo nhân viên sử dụng nó là một thách thức khác. Ngoài ra, các công ty phải làm việc với các nhà cung cấp để đảm bảo quá trình chuyển đổi sang hệ thống trực tuyến mới diễn ra suôn sẻ.

Kết luận

Hy vọng với những thông trên mà Halana đã chia sẻ ở phía sẻ đã giúp bạn hiểu rõ về phần mềm E-procurement cũng như chức năng của E-procurement. Đừng quên theo dõi Halana để cập nhật thêm nhiều kiến thức mới thú vị nhé! Cảm ơn bạn đã theo dõi!

Xem thêm: Những phần mềm E-procurement tốt nhất