Hướng dẫn các bước quản lý kho bằng excel cực đơn giản

Việc quản lý một kho hàng chưa bao giờ là đơn giản đối với các thủ kho, bởi số lượng vật tư nhiều, đôi khi rất khó kiểm soát cùng khá nhiều thông tin phức tạp đi kèm như chủng loại, kích thước…. Với những kho nhiều hàng hóa, đa dạng mẫu mã, chủng loại thì việc quản lý lại càng phức tạp hơn. Chính vì thế sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý kho sẽ giúp đơn giản hóa công việc đi rất nhiều. Một trong những công cụ phổ biến hiện nay là Microsoft excel. Trong bài viết này EI Industrial sẽ hướng dẫn cách quản lý kho bằng excel dành cho người mới bắt đầu kinh doanh nhé.

Hướng dẫn các bước quản lý kho bằng excel cực đơn giản

Tại sao nên chọn quản lý kho bằng excel?

Kho hàng là nơi lưu trữ hàng hóa, ở đó xảy ra các nghiệp vụ như nhập – xuất hàng hóa, chuyển hàng, quản lý kho, kiểm kho… Đối với bất kỳ chủ doanh nghiệp nào thì việc quản lý kho luôn gặp nhiều khó khăn và có thể dẫn đến tình trạng thất thoát hàng hóa. 

Quản lý kho bằng excel sẽ giúp các doanh nghiệp kiểm soát được số lượng hàng hóa xuất - nhập, số lượng hàng tồn, số lượng hàng bán chạy. Từ đó mà công tác quản lý kho trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Quản lý kho bằng excel sẽ giúp cho công tác quản lý kho trở nên đơn giản và dễ dàng hơn

Tương tự như vậy, quản lý kho bằng excel sẽ giúp bạn quản lý và thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về một cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của cửa hàng bằng file excel quản lý bán hàng.

Phân loại file quản lý kho bằng excel?

File quản lý kho bằng excel dành cho sản xuất

Trong file quản lý kho bằng excel báo cáo này bạn cần các trường thông tin như:

1. Xuất kho
2. Nhập kho
3. Tồn kho

Excel là giải pháp quản lý kho vật tư đơn giản, không phù hợp để quản lý lượng hàng hóa lớn hoặc hàng trăm cột thông tin. Mất nhiều thời gian tính toán, khó theo dõi và cập nhật.

Excel là giải pháp quản lý kho vật tư đơn giản, không phù hợp để quản lý lượng hàng hóa lớn hoặc hàng trăm cột thông tin

File quản lý kho bằng excel dành cho tồn kho

File quản lý kho bằng excel dành cho tồn kho là một trong những cách giúp các chủ cửa hàng nhỏ quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận lợi. Được nhiều chủ cửa hàng sử dụng nhằm kiểm soát số lượng hàng hóa tồn kho.

File quản lý kho bằng excel dành cho tồn kho là một trong những cách giúp các chủ cửa hàng nhỏ quản lý hàng hóa dễ dàng và thuận lợi

Công việc quản lý kho bằng excel của nhân viên kế toán kho

Những công việc mà các nhân viên kế toán kho phải đảm nhiệm khi thực hiện công việc quản lý kho bằng excel: 

1. Thường xuyên cập nhật kế hoạch xuất/nhập hàng hóa, vật tư để có sự chuẩn bị cần thiết.
2. Theo dõi lượng tồn vật tư, kịp thời đề xuất lập kế hoạch dự trữ vật tư để đảm bảo không làm gián đoạn quá trình sản xuất của doanh nghiệp.
3. Kiểm tra, đối chiếu các số liệu ghi chép của thủ kho với kế toán giá thành.
4. Hàng ngày phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu các số liệu phát sinh.
5. Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận kho, công việc của kế toán kho.
6. Lập các báo cáo công việc theo quy định của doanh nghiệp.
7. Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên yêu cầu.

Ưu nhược điểm của quản lý kho bằng excel

Ưu điểm khi quản lý kho bằng excel

1. Miễn phí: đây chắc chắn là ưu điểm lớn nhất của công cụ này. Bạn hoàn toàn không phải trả bất kỳ chi phí nào cho việc sử dụng excel. Chỉ cần máy tính của bạn có cài Microsoft Office là có thể bắt đầu tạo file quản lý kho luôn rồi.
2. Phục vụ và đáp ứng cho mục đích kinh doanh. Bạn có thể làm nhiều báo cáo trên các sheet của excel. Không giống như các phần mềm dựng sẵn, bị bó buộc bởi các tính năng mà công ty phần mềm/chuyên gia xây dựng sẵn, bạn sẽ không bị giới hạn các tính năng có trên công cụ này.

Bạn hoàn toàn không phải trả bất kỳ chi phí nào cho việc sử dụng excel

1. Bạn có thể chủ động sửa các thông tin khi có lỗi, thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa, khách hàng… Hoặc có thể tạo thêm báo cáo theo nhu cầu thực tế tại từng thời điểm.
2. Nếu sử dụng thêm lưu trữ đám mây thì bạn có thể chia sẻ file cho nhiều người thao tác cùng lúc. Tuy nhiên điểm này chỉ áp dụng với các file excel bán hàng đơn giản được lập hoàn toàn bằng công thức. Cần có google sheet để sử dụng tính năng này.

Nhược điểm của quản lý kho bằng excel

1. Độ an toàn thấp, tính bảo mật kém do đây là phần mềm offline, mọi dữ liệu đều được lưu trữ trên một máy tính, nguy cơ mất trắng dữ liệu do virus hoặc máy hỏng.
2. Đòi hỏi người dùng phải am hiểu và thành thạo các hàm trên excel vì các hàm này rất phức tạp. Đây là hạn chế khá lớn của việc quản lý kho bằng excel vì không phải doanh nghiệp nào cũng có đội ngũ nhân viên giỏi đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ.

Không phù hợp đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và đa dạng mẫu mã

1. Không phù hợp đối với những doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn và đa dạng mẫu mã. Nếu doanh nghiệp cần một công cụ hỗ trợ linh hoạt trong thống kê xem xét dữ liệu ngay cả khi lượng hàng hóa quá lớn và đa dạng về mẫu mã thì thật tiếc, quản lý kho bằng excel không làm tốt việc này.
2. Việc nhập dữ liệu tốn nhiều thời gian.
3. Nếu doanh nghiệp có các thiết bị ngoại vi hỗ trợ công tác quản lý kho vật tư thì excel sẽ không hỗ trợ kết nối với chúng.
4. Cập nhật thông tin không kịp thời. Tuy quản lý kho bằng excel đơn giản nhưng  tính linh hoạt không cao, nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác.
5. Quản lý kho bằng excel thường chỉ phù hợp cho những kho hàng nhỏ, số lượng hàng hóa không nhiều.

Các bước quản lý kho bằng excel

Dưới đây là hướng dẫn các bước tạo file để quản lý kho bằng excel:

1. Bước 1: tạo file mới.
2. Bước 2: tạo số sheet mà bạn muốn. Sau đó bạn sẽ đặt tiêu đề cho sheet. Ở đây chúng tôi lấy ví dụ tạo 4 sheet là NHAP, XUAT, DANH MUC, BAO CAO.
3. Bước 3: với mỗi sheet bạn sẽ những thuộc tính mà liên quan tới tiêu đề. 

Đối với sheet NHAP:

Bảng Nhập

Đối với sheet XUAT:

Bảng Xuất

Đối với sheet DANH MỤC:

Bảng Danh mục

Đối với sheet BÁO CÁO:

Bảng báo cáo

Ngoài những thông tin trong bảng chúng tôi cung cấp, bạn có thể thêm nhiều thông tin khác để file excel được chi tiết hơn. Ví dụ như số chứng từ, mã nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ nhà cung cấp…

Sau khi đã tiến hành tạo file excel và nhập dữ liệu, chúng ta sẽ sử dụng các công thức hàm trong excel để tính số lượng tồn kho và giá trị hàng tồn kho.

Chúng tôi hướng dẫn bạn một số hàm phổ biến được dùng để quản lý kho bằng excel dưới đây.

1. Vlookup: hàm tìm kiếm theo cột.
2. Sumif: tính tổng số lượng và thành tiền nhập xuất theo điều kiện.
3. Iferror: hàm này được dùng trong trường hợp giá trị tính toán trả về #N/A.

Nếu mặt hàng của bạn không quá phức tạp thì hãy sử dụng công thức đơn giản:

1. Số lượng tồn = số lượng nhập – số lượng bán
2. Giá trị hàng tồn = số lượng tồn*giá bán

Như vậy, với một vài thao tác đơn giản như trên, bạn đã tự thiết kế cho mình một file quản lý kho vật tư thật hiệu quả và nhanh chóng.

Trên đây là cách tạo file quản lý kho bằng excel đơn giản mà bạn có thể tham khảo. Qua đây bạn cũng đã biết những ưu điểm và nhược điểm khi quản lý kho bằng excel rồi đúng không? EI Industrial chúc bạn thành công trong việc tạo file excel để tối ưu hóa việc quản lý và tăng hiệu quả hoạt động bán hàng nhé!

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

1. (028) 3535 1323
2. info@eiindustrial.com
3. eiindustrial.com
4. A01-06 Hoàng Anh River View, 37 Nguyễn Văn Hưởng, Thảo Điền, Thủ Đức, Thành phố Hồ Chí Minh 700000