Rất nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu để giải quyết tình trạng lệch số lượng hàng trong kho. Việc sai lệch có thể dẫn đến thất thoát hàng hóa, tạo cơ hội cho những hành vi xấu. Làm thế nào để quản lý kho hiệu quả. Halana đã tổng hợp 12 kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả mà các doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam đều sử dụng.
Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả
Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh để quản lý kho chặt chẽ
Cách quản lý kho hiệu quả, việc đầu tiên bạn cần lưu ý chính là bố trí lại cách sắp xếp đồ đạc trong kho, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình tìm kiếm. Thực tế hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp không chú trọng đến việc bố trí không gian kho. Điều này làm lãng phí thời gian tìm kiếm và có thể tạo nên căng thẳng không đáng có đối với người quản lý và nhân viên kho.
Để giảm thiểu được điều này, quản lý kho và chủ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
- Sắp xếp các sản phẩm, mặt hàng trong kho theo mức độ liên quan và theo mức độ tìm kiếm (xếp những sản phẩm, mặt hàng thường xuyên sử dụng ra phía bên ngoài, các mặt hàng sản phẩm ít sử dụng hơn xếp vào phía trong).
- Thống nhất nguyên tắc sắp xếp kho và phổ biến với tất cả nhân viên kho, để mọi người, đặc biệt những người chưa có kinh nghiệm quản lý kho cùng hình thành ý thức tốt.
Kiểm tra chất lượng và thời gian hàng hóa
Nhiều nhân viên khá hoang mang khi vào nhà kho của doanh nghiệp tìm hàng hóa mình cần nhưng không tìm được vì lượng hàng hóa quá nhiều. Là một quản lý kho giỏi bạn nên biết cách sắp xếp khoa học, quản lý giống như một thư viện sách, cửa hàng băng đĩa, giày dép. Nó sẽ giúp bạn quản lý tốt hơn hàng hóa trong kho.
Công việc quản lý kho tưởng chừng như đơn giản nhưng không phải ai cũng có thể làm được. Phải là người có cái nhìn tổng quát, có cách sắp xếp và làm việc khoa học mới quản lý được tất cả mọi thứ như vậy.
Dán nhãn cho các sản phẩm trong kho
Ngoài việc sắp xếp vị trí hợp lý, việc dán nhãn và mã hàng hóa cũng rất quan trọng. Để bảo quản sản phẩm, hầu hết các doanh nghiệp đều đóng chúng vào các kiện, hộp. Việc dán nhãn sẽ giúp quá trình tìm kiếm diễn ra hiệu quả hơn. Đồng thời việc này cũng giúp việc kiểm hàng tiến hành nhanh chóng và chính xác.
Việc dán nhãn vào tất cả mọi thứ trong kho khiến bạn dễ dàng quản lý hơn, phân loại và tìm kiếm một cách nhanh chóng hơn.
Dán nhãn các mặt hàng trong kho
Kiểm tra kỹ thông tin xuất nhập kho đặc biệt là số lượng
Sai lệch số lượng hàng hóa chủ yếu xảy ra ở khâu xuất nhập hàng hóa. Có thể sai sót do người kiểm hàng chưa có kinh nghiệm quản lý kho đếm sai số lượng nhập hoặc nhập hoặc xuất kho không được ghi lại, dẫn đến việc sai sót. Điều này đã làm đau đầu rất nhiều chủ doanh nghiệp.
Để tránh phải những sai lầm nghiêm trọng đó thì người chuyển hàng cần có một phiếu ghi nhận. Trước khi kho nhận phiếu, nhân viên kho cần kiểm tra kỹ số lượng ít nhất 2 lần, sau đó so sánh với phiếu chuyển. Nếu phiếu khớp, hàng hóa mới chính thức được chuyển vào kho hàng.
Ngoài ra, việc chuyển hàng cần được thống nhất trước khi chuyển hàng (nhập hoặc xuất khỏi kho) để tránh tình trạng khi hàng được chuyển đến hoặc chuyển đi, nhân viên kho quá bận rộn mà không chú tâm vào việc xuất nhập hàng.
Quản lý tốt việc bảo trì
Thường xuyên kiểm tra, giám sát hoạt động kho hàng, xem xét cách thức tổ chức hàng hóa trong kho hàng . Nên đưa ra một danh sách quản lý kho hàng thường xuyên, liên tục và giám sát chặt chẽ hoạt động kho hàng và gắn yêu cầu trách nhiệm bảo trì với người quản lý.
Trước khi nhập kho, cần dọn dẹp kho để tạo không gian thông thoáng chuyển hàng vào. Sau khi kết thúc một ngày làm việc, các nhân viên kho cũng phải bố trí người dọn dẹp lại kho hàng. Việc này cần được tiến hành đều đặn để tạo thành thói quen tốt, giúp giảm thiểu sai sót, tạo hứng thú trong công việc cho nhân viên.
Sử dụng dịch vụ cho thuê kho xưởng
Một trong những ưu điểm của dịch vụ cho thuê kho xưởng là được chủ xưởng trang bị sẵn các dịch vụ, phần mềm quản lý giúp doanh nghiệp quản lý sản phẩm dễ dàng hơn. Ngoài ra, dịch vụ này còn giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí.
Interlog là một trong những dịch vụ cho thuê kho xưởng và phân phối hàng hóa uy tín nhất tại Tp Hồ Chí Minh hiện nay. Với vai trò là đối tác logistics, Interlog sẽ củng cố hoạt động kinh doanh, hỗ trợ mọi hoạt động vận hành, cung cấp dịch vụ quản lý – cho thuê kho với giải pháp toàn diện về thực hiện đơn hàng, quy trình hoàn chỉnh; kết nối lưu kho và phân phối nội địa uy tín hàng đầu Việt Nam.
4 chức năng chính của dịch vụ cho thuê kho của Interlog:
- Quản lý và cho thuê kho
- Phân phối hàng hóa
- Hoàn tất đơn hàng
- Dịch vụ gia tăng
Xem chi tiết gói dịch vụ tại: Dịch vụ cho thuê kho và phân phối – Interlog
Dịch vụ cho thuê kho xưởng của Interlog
Giao trách nhiệm cho từng nhân viên kho
Với nhiều doanh nghiệp có nhiều kho hàng và kho hàng rộng, quản lý có thể phân chia các tầng quản lý và phân chia người quản lý từng mảng nhỏ. Việc giao trách nhiệm cho từng nhân viên sẽ khiến ý thức làm việc của nhân viên, đặc biệt là những nhân viên chưa có kinh nghiệm quản lý kho trở nên tốt hơn, hạn chế việc thất thoát hàng hóa trong kho, giúp cách quản lý kho chặt chẽ hơn.
Tiến hành kiểm kho định kỳ
Sau một khoảng thời gian cố định (thường là 1 tháng) toàn bộ kho nên kiểm kê lại một lần để khớp các số liệu, tìm ra các lỗi và sửa đổi. Việc này sẽ giúp cho quá trình lưu kho đạt được hiệu quả cao hơn.
Theo dõi và kiểm tra hàng hóa xuất nhập tồn trong kho
Chú ý ghi phiếu nhập và xuất kho, phiếu ghi chú trên các kệ chứa hàng.
Phải trực tiếp nhận phiếu xuất vào phần mềm quản lý kho.
Kiểm tra, theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày, hằng tháng, hằng quý và đối chiếu với định mức tồn kho tối thiểu cho phép.
Thanh lý hàng hóa hết giá trị sử dụng
Trong quá trình kiểm kho, nếu phát hiện những mặt hàng tồn quá lâu, hoặc đã hết hạn sử dụng, cần đánh dấu lại và báo cáo với cấp trên để tiến hành thanh lý, tránh tình trạng kho quá đầy, sản phẩm trong kho không sử dụng được.
Sử dụng phần mềm quản lý kho hiệu quả
Dù đã thực hiện đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho được truyền đạt ở trên, nhưng doanh nghiệp vẫn phải sử dụng một phần mềm quản lý kho hiệu quả. Có nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý kho đơn giản, dễ thao tác, nhưng lại tách biệt với các bộ phận khác.
Hiện nay, được chú trọng nhất chính là phần mềm ERPViet, cung cấp đầy đủ các tính năng của một phần mềm quản lý kho. Đồng thời phần mềm này được tích hợp với hệ thống phần mềm của nhiều bộ phận liên quan khác, cho phép kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho hiệu quả, đồng thời các bộ phận liên quan như bán hàng, kế toán đều có thể check số lượng hàng tồn trong kho, tạo thuận tiện cho quá trình bán hàng. Với phần mềm ERP, mọi thao tác đều được kiểm soát chặt chẽ, giúp cách quản lý kho đạt hiệu quả gấp 2 lần. Đặc biệt, phần mềm này còn giúp doanh nghiệp hạn chế được sự sai lệch về số liệu, điều mà tất cả các doanh nghiệp sở hữu kho hàng đang quan ngại.
Ngoài ra, hiện nay còn có một số phần mềm quản lý kho hiệu quả khác như: Sapo, PS Silver, Perfect Warehouse,…
Kết luận
Trên đây là những cách quản lý kho hiểu quả nhất mà Halana đã tổng hợp được, mong rằng bài đọc này có thể hỗ trợ bạn trong việc quản lý kho xưởng cho doanh nghiệp của bạn.
Xem thêm: 5 loại hình dịch vụ cho thuê kho bãi phổ biến tại Việt Nam
