Bạn có nhu cầu sử dụng hóa đơn bán hàng thường xuyên nhưng lại không biết cách phân biệt các loại hóa đơn này, vậy hóa đơn bán hàng là gì và có vai trò như thế nào, hãy tham khảo chi tiết bài viết dưới đây để nắm rõ kiến thức về hóa đơn bán hàng bạn nhé!
Định nghĩa hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng hay còn được gọi là hóa đơn bán hàng trực tiếp, nó là chứng từ do người bán lập ra để ghi nhận hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ của tổ chức, hộ kinh doanh, doanh nghiệp cho các bên mua hàng. Người mua hàng có thể là doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh, người mua lẻ, …
Theo quy định mới nhất tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn bán hàng là loại các hóa đơn được dành cho đơn vị kê khai, nộp thuế theo phương thức trực tiếp. Trên thực tế, một số người ngầm gọi các loại hóa đơn nội bộ nói chung là hóa đơn bán hàng. Loại hóa đơn này dùng để xác nhận với khách hàng về số lượng hàng hóa, dịch vụ đã bán, phần kê khai của nó không có giá trị và chỉ dùng để quản lý nội bộ.
Những trường hợp được chấp nhận xuất hóa đơn bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,… phiếu thu tiền cước của vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí của vận tải quốc tế, chứng từ thu phí của dịch vụ ngân hàng, hình thức và nội dung của các hóa đơn bán hàng mẫu này được lập theo thông lệ quốc tế và những quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn bán hàng mẫu
Đối tượng nào sử dụng hóa đơn bán hàng?
Như đã đề cập ở trên, hóa đơn bán hàng chỉ được cấp cho các cá nhân, tổ chức sử dụng phương pháp báo cáo thuế trực tiếp, cụ thể:
Các tổ chức kinh doanh nhưng không mang tính chất doanh nghiệp, bao gồm nhà thầu nước ngoài, ban quản lý dự án, hợp tác xã.
- Hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương thức trực tiếp với tỷ lệ theo doanh thu.
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn tự in, tự đặt, có tiềm ẩn rủi ro cao về thuế.
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng tự đặt, tự in bị xử lý về hành vi trốn thuế, gian lận thuế và bị xử phạt hành chính.
- Ngoài ra, đối tượng sử dụng hóa đơn trực tiếp thì không sử dụng hóa đơn điện tử và không được nộp thuế qua mạng.
Vai trò của hóa đơn bán hàng
Đối với nhà nước
Một số hóa đơn bán hàng thậm chí còn quan trọng hơn tiền vì hóa đơn và chứng từ là hồ sơ ghi nhận hoạt động kinh doanh. Các hóa đơn tài chính nếu bị vượt ngoài tầm kiểm soát của nhà nước thì còn nguy hiểm hơn rất nhiều so với việc làm tiền giả.
Tầm quan trọng của hóa đơn bán hàng
Người ta có thể tự ý cộng thêm giá trị của công trình xây dựng bằng cách nộp các báo cáo tài chính không phản ánh đúng thực tế để che giấu cho hành vi lừa đảo. Vì vậy, nhà nước phải kiểm soát hóa đơn chứng từ. Việc kiểm soát này rất quan trọng không chỉ đối với nhà nước mà còn đối với các doanh nghiệp.
Việc quản lý hóa đơn bán hàng không đúng cách có thể dẫn đến việc kê khai sai kết quả hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với chính quyền. Các cá nhân xấu có thể khai thác các lỗ hổng pháp lý để lừa đảo và bòn rút tiền từ ngân sách chính phủ.
Xem thêm: Quản trị bán hàng có mục tiêu và chức năng gì cho doanh nghiệp?
Đối với doanh nghiệp
Hóa đơn, chứng từ cũng là chứng cứ chủ yếu ghi nhận hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đưa ra các báo cáo chính xác nhất về tình hình hoạt động và là tiền đề cho những kế hoạch mang tính chiến lược của doanh nghiệp đó.
Đối với người mua, hóa đơn còn là bằng chứng quan trọng chứng minh rằng họ đã trả tiền để mua sản phẩm. Đặc biệt trong những ngành dịch vụ như du lịch, giáo dục và y tế, hóa đơn nên được lưu giữ cẩn thận vì chúng là bằng chứng quan trọng cho thấy bạn đã thanh toán đầy đủ cho việc sử dụng dịch vụ.
Người mua không có quyền khởi kiện nếu hóa đơn bị thất lạc hoặc phát sinh tranh chấp. Đối với các người bán, hóa đơn là một phần quan trọng để xác định ngày, thời gian và tháng giao sản phẩm hoặc dịch vụ. Hóa đơn bán hàng giúp ghi lại lịch sử kinh doanh, chứa thông tin người mua và người bán để đảm bảo uy tín và chất lượng của doanh nghiệp.
Người bán phải có hóa đơn để đối mặt với người mua khi có phát sinh tranh chấp. Hóa đơn phải do kế toán lập để kê khai thuế, quyết toán, lập báo cáo tài chính sau đó trình lên giám đốc hoặc cơ quan thuế.
Hóa đơn phải do kế toán lập để kê khai thuế, quyết toán, lập báo cáo tài chính
Việc quản lý hóa đơn, chứng từ đúng đắn thể hiện quy trình nghiệp vụ chặt chẽ, tránh lãng phí, thất thoát tiền bạc, kẻ gian lợi dụng kẽ hở quản lý để lừa tiền, rò rỉ các công nghệ, chiến lược kinh doanh vào tay những đối thủ cạnh tranh.
Những điều cần lưu ý khi sử dụng hóa đơn bán hàng
- Ghi rõ ràng, chính xác họ tên và địa chỉ của người mua hàng
- Trên mẫu hóa đơn phải thể hiện ra được các thông tin của đơn vị bán hàng, cung cấp dịch vụ
- Ghi đầy đủ tên dịch vụ, hàng hóa.
- Ghi rõ đơn vị tính như chiếc, cái, kg, … Trong trường hợp kinh doanh về ngành dịch vụ thì không cần phải ghi đơn vị tính trên hóa đơn
- Ghi rõ số lượng hàng hóa đã bán ra trong thực tế
- Viết giá bán thực tế (không bao gồm thuế GTGT)
- Ghi tổng giá trị số lượng sản phẩm và đơn giá
- Ghi tổng giá trị hàng hóa, cần ghi cả bằng số và bằng chữ
- Ghi ngày tháng năm bán hàng hóa, dịch vụ
Kết luận
Trên đây, Halana đã cung cấp thông tin về hóa đơn bán hàng là gì cũng như những vai trò của hóa đơn bán hàng. Hy vọng thông tin này sẽ hữu ích cho các bạn để tránh những sai sót khi sử dụng hóa đơn bán hàng.
Ngoài ra, nếu quý khách hàng muốn gia tăng doanh số thì 1 trong những sàn TMĐT B2B ở Việt Nam luôn giải quyết được các vấn đề khó khăn này cùng tìm hiểu và đăng ký vào link bên dưới để trải nghiệm rõ hơn.
Link đăng ký : Đăng ký bán hàng cùng Halana
