Khái niệm RPA bắt đầu được sử dụng ở Nhật Bản năm 2016, đến năm 2017 tạo ra một tiếng vang lớn nhờ sự dễ hiểu và khả năng đem lại hiệu quả nhanh. Đến nay, cùng với AI và IoT, RPA trở thành một trong những từ IT thông dụng mà ai cũng ít nhất một lần nghe qua. Tuy vậy, hiện nay, vẫn còn rất nhiều người chưa hiểu sâu về RPA hay chưa biết về sự khác biệt và mối quan hệ giữa AI và RPA…
Để bạn đọc hiểu được bản chất của RPA – một giải pháp hứa hẹn giúp cắt giảm chi phí, loại bỏ sai sót và thúc đẩy cải cách phương thức làm việc, bài viết này giới thiệu toàn bộ nội dung từ kiến thức cơ bản, cách áp dụng RPA, đến sự khác biệt với AI và cách áp dụng hiệu quả khi kết hợp với AI.
Những điều cơ bản cần nắm về RPA
RPA là gì?
RPA (Robotic Process Automation) là khái niệm chỉ robot phần mềm có khả năng tự động thực hiện các công việc có tính logic cố định bằng cách sử dụng công cụ quy tắc (Rule engine) và trí tuệ nhân tạo (AI) để thay thế lao động trí óc thực hiện tự động các công việc bàn giấy (chủ yếu là công việc có logic cố định).
Những robot phần mềm này đôi khi còn được nhân cách hóa thành “ lao động kỹ thuật số” hay “ công nhân kỹ thuật số” (lao động trí thức ảo).
Công cụ thực hiện khái niệm RPA này được gọi là công cụ RPA. Hiện nay, khái niệm RPA đang được sử dụng với nhiều nghĩa khác nhau. Trong đó, nghĩa rộng là RPA – một sự cải tổ toàn bộ, còn nghĩa hẹp là công cụ RPA.
Để dễ hiểu hơn, RPA nghĩa rộng được định nghĩa là “ trang bị công nghệ rule engine và AI”, còn nghĩa hẹp là “hoạt động dựa trên công nghệ rule engine nhưng không bao gồm AI”.
Dù doanh nghiệp của bạn đang hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào, RPA – Tự động hóa quy trình cũng là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp làm chủ công nghệ, tạo đột phá trong thời đại kỹ thuật số 4.0 bởi tính ổn định, chính xác, giảm giờ vận hành, tối ưu chi phí và nâng cao chất lượng hoạt động.
RPA là gì?
Nguyên nhân của cơn sốt RPA
Bản thân khái niệm Robot phần mềm RPA
Nếu ai đó hỏi bạn “Công việc của bạn có thao tác thừa không? có thể làm hiệu quả hơn không?” có thể bạn sẽ nghĩ “Mình đã làm việc rất hiệu quả, không có thao tác thừa”. Nhưng nếu họ hỏi bạn “Bạn có công việc nào muốn nhờ robot làm thay không?”, chắc chắn bạn sẽ nghĩ ra nhiều điểm để cải tiến công việc “Tôi muốn nhờ robot làm việc này, không phải tự làm thì tốt quá ” .
Người không chuyên IT vẫn có thể sử dụng thành thạo với RPA không lập trình
Công nghệ IT trước đây thường chỉ dành cho giới IT nên nếu muốn cải tiến gì đó thì phải yêu cầu phòng IT thực hiện. Với những vấn đề vượt ngân sách của phòng IT hay có thứ tự ưu tiên thấp, thường bị loại khỏi danh sách ứng dụng công nghệ IT nên nhân viên văn phòng phải thực hiện thủ công
Còn đối với RPA, nhân viên nghiệp vụ có thể tự mình tự động hóa công việc nên không bị giới hạn trong phòng IT. Hơn nữa còn được phòng IT chào đón vì việc tự động hóa giải phóng họ khỏi gánh nặng bị cuốn vào công việc nghiệp vụ của các phòng ban.
Cách mạng công nghiệp 4.0 (Tự động hóa hoàn toàn bằng AI)
Hiện nay, chúng ta đang bước vào cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 với sự phát triển và ứng dụng của nhiều công nghệ như AI (trí tuệ nhân tạo), IoT (Internet of things) hay RPA. Trong đó, so với AI và IoT, RPA được áp dụng nhanh chóng hơn cả nhờ sự dễ hiểu và dễ đánh giá tỷ suất hoàn vốn.
Bên cạnh đó, còn một lý do nữa là quá trình phát triển của RPA được chia ra làm 3 giai đoạn. Giai đoạn đầu tự động hóa công việc có logic cố định bằng rule engine. Giai đoạn 2 nâng cao mức độ tự động hóa với sự tham gia ban đầu của yếu tố AI và giai đoạn 3 tự động hóa hoàn toàn nhờ phát triển công nghệ AI hoàn chỉnh.
Khác với ứng dụng IT và hoạt động cải tiến không có đích đến rõ ràng, chúng ta đã biết còn khoảng 10 năm nữa thế giới sẽ phải được tự động hóa hoàn toàn. Vì vậy, chúng ta có sức ép phải tự động hóa bằng RPA ngay hôm nay để không bị trào lưu tự động hóa bỏ lại sau.
Nguyên nhân của cơn sốt RPA
Lợi ích sử dụng RPA
Nâng cao hiệu suất và tự động hóa các công việc văn phòng
Như đã nói ở trên, RPA có thể thay thế con người thực hiện các công việc văn phòng. Lợi ích lớn của RPA là ai cũng có thể dễ dàng áp dụng để nâng cao hiệu suất và tự động hóa công việc.
Nâng cao năng suất
Nhờ áp dụng RPA tự động hóa công việc văn phòng mà trước đây con người phải thực hiện, nhân viên nghiệp vụ sẽ có nhiều thời gian hơn để xử lý công việc khác. Do đó, góp phần nâng cao năng suất và tạo ra cơ hội phát triển hoạt động kinh doanh mới.
Đặc biệt, khi doanh nghiệp đau đầu vì thiếu hụt nguồn lao động thì nâng cao năng suất trở thành một vấn đề lớn. Vì vậy, áp dụng RPA sẽ góp phần không nhỏ trong việc cải tiến doanh nghiệp.
Loại bỏ lỗi thao tác
Khi làm việc, con người khó có thể tránh khỏi mắc lỗi. Khả năng tập trung của con người có giới hạn nên với những công việc có tính lặp lại thường khó phát hiện những lỗi sai.
Ngoài ra, những công việc tập trung nhiều trong vài ngày trong tháng yêu cầu độ chính xác cao cũng đang là gánh nặng cho nhân viên, họ thường mất nhiều thời gian để làm lại khi xảy ra sai sót.
Với RPA, chỉ cần cài đặt một lần, phần mềm robot có thể tái hiện lại công việc một cách chính xác, loại bỏ các sai sót. Robot RPA không mất khả năng tập trung như con người khi thực hiện công việc nhiều lần nên có thể giảm thời gian lãng phí và nâng cao chất lượng công việc.
Cắt giảm chi phí
RPA có thể làm việc liên tục bất kể ngày giờ và thực hiện công việc vào thời điểm cài đặt. Như vậy, RPA góp phần giảm bớt thời gian làm việc, giảm làm thêm ngoài giờ, không cần đi làm vào ngày nghỉ, do đó giúp cắt giảm phí nhân công cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, có trường hợp cần chi ngân sách để phát triển hệ thống xử lý nghiệp vụ mới, nhưng sau khi áp dụng RPA để thực hiện công việc đó thì không cần phải tốn chi phí để phát triển hệ thống mà vẫn có thể cải tiến nghiệp vụ.
Lợi ích sử dụng RPA
Giải quyết vấn đề thiếu hụt nguồn nhân lực
RPA không bị giới hạn thời gian làm việc, và có thể thực hiện công việc lặp đi lặp lại sau khi được cài đặt, nên được kỳ vọng sẽ trở thành một công cụ giải quyết vấn đề thiếu hụt nhân lực trong nghiệp vụ văn phòng.
Cách hoạt động của RPA
Nói một cách đơn giản, RPA là phần mềm robot nâng cao năng suất và tự động hóa các công việc bàn giấy nhờ mô phỏng các thao tác máy tính của nhân viên văn phòng.
Đặc trưng của RPA là rất dễ hiểu vì người dùng không cần kiến thức lập trình, nội dung thao tác cũng như workflow có thể xây dựng, hiệu chỉnh trên màn hình khi tạo kịch bản. Đây không đơn thuần là cách thao tác tiện hay không, mà chính nhờ việc ai cũng có thể xây dựng kịch bản và ai cũng có thể đọc hiểu kịch bản nên nhân viên phòng nghiệp vụ không chuyên về IT cũng có thể tự mình tự động hóa được. Bên cạnh đó, khác với Excel Macro, RPA không tạo ra những kịch bản không quản lý được nội dung.
Kịch bản của RPA còn được gọi là “workflow” hoặc đơn thuần là “robot”. Nếu bạn đã từng nghe ai nói “Tôi đã tạo ra 100 con Robot”, có nghĩa là họ đã tạo được 100 loại kịch bản khác nhau.
Cách hoạt động của RPA
Thông qua bài viết này, chắc bạn đã có được khái niệm cơ bản về RPA cũng như những lợi ích khi áp dụng RPA. RPA sẽ không chỉ là một cộng sự đáng tin cậy trong công việc mà còn hỗ trợ cải cách phương thức làm việc. Bởi vậy các bạn rất nên cân nhắc áp dụng sản phẩm này. EI Industrial hy vọng thông tin bài viết này hữu ích đối với bạn.
Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:
